How to make your own swap party (and make it awesome)

(ENG+ITA) A few days ago I hosted my first ever swap event at my place. I had this idea in mind for a while so I thought I could just give it a shot. I was a bit nervous (I tend to be nervous about pretty much anything, so being an event hostess is no exception) but was very pleased at the end of the night because everything turned out pretty well. I had a good time and my guests seem to have had a good time too. And it went so smooth and well that I‘m thinking to reorganize one anytime soon 😊

First and foremost, as the name suggests, a swap party is an event where everyone can bring items they no longer use, like and/or need to trade them with other people’s items. These types of events are starting to spread and are becoming more and more popular, because they are budget friendly and extremely sustainable and eco friendly, and they are a fun, creative way to look for new clothes, books, home decor, accessories, utensils etc. The purpose of such events is indeed to get rid of things that are just lying there in drawers, wardrobes, storage boxes or on shelves etc. untouched, unused and to eventually find things that we could like and need instead, for free and second hand. Of course there is no guarantee of finding exactly what you’re looking for, but if you drop all your expectations and go with an open mind, this is definitely a great way to declutter and to find “new” unique items that have a story to tell, all of this in the most sustainable and budget friendly way possible.

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Come organizzare il vostro party di scambio (e renderlo fantastico)

Alcuni giorni fa ho organizzato ed ospitato a casa mia il mio primo evento di scambio. Avevo quest’idea in mente da parecchio tempo e ho deciso di provare a farne uno. Ero un pochino nervosa (solitamente tendo ad essere nervosa per praticamente tutto, quindi invitare persone per un evento organizzato da me ed essere la padrona di casa non fa eccezione), ma sono rimasta piacevolmente sorpresa nel vedere quanto io mi sia divertita e quanto anche i miei amici si siano divertiti. Tutto è andato per il meglio, al punto che sto pensando di organizzarne un altro prossimamente  😊

Innanzitutto, come il nome suggerisce, uno swap party è un evento dedicato allo scambio, in cui ciascuno può portare cose che non usa più per vari motivi e scambiarli con gli oggetti degli altri partecipanti. Questo tipo di eventi si stanno moltiplicando e stanno diventando sempre più popolari, poiché sono un modo molto economico (praticamente gratis), estremamente eco friendly, sostenibile e molto divertente di trovare nuovi vestiti, libri, accessori, utensili di vario genere ecc… Lo scopo è sia quello di liberarsi di cose in disuso che se ne stanno dimenticate nei cassetti, negli armadi, sulle mensole, in varie scatole e scatoline sia eventualmente trovare qualcosa che invece ci potrebbe piacere e di cui abbiamo bisogno, senza spendere nulla e trovandolo usato. Ovviamente questi eventi non garantiscono ai partecipanti di trovare esattamente quello che stanno cercando, ma se si abbandonano tutte le aspettative e si porta con sé una mente aperta, questo è un ottimo modo di fare spazio e liberarci di ciò che non serve più ed accogliere invece “nuovi” oggetti che hanno una storia da raccontare, tutto questo nel modo più sostenibile ed economico possibile. 

I’ve been to some swap events before, but there’s definitely more of a twist in hosting and organizing your own event. This is something I highly recommend you to try! And here’s a few things that certainly helped in making my party enjoyable and successful:

  • plan in advance. As much as spontaneous and last minute events can be fun, make sure to notify people about the event a few weeks before. People who want to participate need to sort through their stuff to bring to the event and it’s good to give them enough time to plan, get ready for it and be prepared.
  • invite people that you feel comfortable being around with and that are open minded. I personally think a big chunk of success of an event is the company you are with. I’m not saying that you should exclusively ask your very best friends or just eco advocates to attend. This is actually a great chance to spend some quality time with people you love and care about, to do something different or unusual with them and in the meantime educate and encourage them to be more mindful in they way they consume, showing them that sustainability can be easy, cheap and fun (keep in mind that for some of them this might be the first time attending such an event). So don’t just invite very close friends, but also family members, co-workers, friends of friends and ask them to bring someone if they wish. This can also turn into a chance of getting to know someone you don’t know well.
  • ask to bring ONLY items that are in good conditions. I’ve been to a couple of clothing swaps before (big, not private events) and was very disappointed in finding out that people brought damaged stuff (stains, holes, rips etc. ). While some might have been out of mistake or simply unawareness of said damages, I suspect that people brought damaged items on purpose (and I find damaged items at thrift stores or charity shops all the time too). You probably know by now that I am all about reusing and going second hand and repairing what can be repaired. But giving something away just because it’s damaged and people don’t want to bother fixing or repairing it it’s not very respectful. There’s a difference between “used” and “damaged”. So kindly remind to your guests to bring only items that have been loved and handled with care and are in good conditions and not damaged, so basically items they would choose themselves in the first place.
  • don’t limit yourself to just one category of items. Unless you have a specific interest or need (books or clothes for example) be open to offer and welcome to your event various types of items. This makes things more unexpected and interesting! So mention to people attending that they can bring everything they want. Plus, the more it is available, the bigger is the fun 😉

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In passato ho già partecipato ad eventi di scambio, ma c’è sicuramente un qualcosa in più nel mettere insieme il proprio evento. Non posso fare a meno di consigliarlo! Ecco alcune cose che credo abbiano contribuito alla buona riuscita del mio swap party:

  • organizzare per tempo. Anche se fare le cose spontaneamente e senza troppi piani può essere molto divertente, fate in modo di fare sapere del vostro evento qualche settimana prima. Chiunque voglia partecipare ha bisogno del tempo necessario per organizzarsi e decidere con calma cosa portare per lo scambio.
  • invitare persone con cui ci si sente a proprio agio e che sono di mentalità aperta. Personalmente credo che una grossa fetta della buona riuscita di un evento sia dovuta alle persone con cui si è. Non sto suggerendo di limitarsi ad invitare solo i propri migliori amici o gli eco sostenitori. Questa è un’ottima occasione per passare del tempo di qualità con persone a cui si vuole bene o con cui passiamo volentieri il nostro tempo, fare qualcosa di insolito insieme ed allo stesso tempo educarli ed incoraggiarli ad essere più consapevoli nel modo in cui consumano, dimostrando loro che la sostenibilità può essere facile, economica e divertente (tenete a mente che per alcuni di loro può essere la prima volta ad un evento di scambio oggetti). Quindi non invitate solo gli amici più stretti, ma anche familiari, colleghi, amici di amici e dite loro di invitare qualcuno a loro volta se vogliono. Questa può diventare anche un occasione per approfondire meglio la conoscenza di persone che non frequentate spesso. 
  • chiedere di portare SOLO oggetti che sono in buone condizioni. Sono già stata ad un paio di eventi di scambio abiti (eventi grandi e non privati) ed ho constatato purtroppo che alcuni avevano portato vestiti rovinati e danneggiati (macchie, buchi, strappi ecc.). Sicuramente in alcuni casi possono essere state sviste, ma sospetto che i partecipanti abbiano volontariamente portato cose danneggiate (purtroppo mi capita spesso se non sempre anche nei negozi dell’usato o nei charity shops di trovare cose danneggiate). Probabilmente sapete che io sono una grandissima fan del riutilizzo e della seconda mano e del riparare ciò che può essere sistemato ed aggiustato. Ma regalare qualcosa solo perché è rotto o danneggiato e la gente non vuole il disturbo di sistemarlo credo che sia molto poco rispettoso. C’è differenza tra “usato” e “rovinato”. Quindi ricordate gentilmente agli invitati di portare con sé solo oggetti che sono stati trattati con cura e che sono in buone condizioni e non danneggiati, che loro stessi sceglierebbero. 
  • non limitarsi ad una sola categoria di oggetti. A meno che non abbiate un interesse specifico (libri o vestiti ad esempio), siate aperti ad offrire ed accogliere cose di vario tipo. Questo rende il tutto molto più divertente ed inaspettato! Quindi potete accennare agli invitati di portare tutto quello che vogliono. Maggiore sarà la scelta, maggiore sarà il divertimento  😉

  • create a warm, welcoming space. Regardless of where you decide to host this event, try to suggest an informal, cozy and homy atmosphere. It’s a party after all, right? Offer some food and drinks, put on some music, pop out those fluffy pillows on the couch… you name it. The more the people will feel themselves comfortable, the more positive and cheerful the overall vibe of the event will be. We personally offered some vegan snacks and foods that are quick and easy to prepare, like homemade popcorns, hummus, cut up veggies, pasta salad etc. (we hosted the party on a Saturday night at 6pm, so having some sort of appetizers was good since dinner time was approaching) and some drinks too (guests were welcome to bring something to drink as well if they wanted). The records were playing on the record player and chats and laughters were flowing. The actual swap might be just a part of the overall event, so creating an atmosphere that feels welcoming is the key to a successful event and to make people want to spend more time at it.
  • Before the guests arrive, organize the items for the swap per category so it will be easier for people to display theirs and to find stuff afterwards. If you decide to make your swap event open to different categories of items, try to arrange the things you’re ready to swap already before your guests arrive. In this way they already have an idea of where to put their stuff and will simply follow along. Plus this will make it easier to look for things when the swap starts.
  • make sure to properly “dispose of” the things that haven’t been selected by anyone. I personally left the option for my friends to either bring their stuff back home or leave it in my flat and let me and my partner take care of it. Everyone left everything here at our place, so we’ve decided to leave a few things in a box as “free to collect” in our building and to bring a big, full bag to a charity shop, where we’re sure that they have a bigger chance of getting picked while supporting a good cause too.

I hope you’ve enjoyed my simple tips for an awesome swap party. Have you ever been to swap parties or have you ever hosted one? I’d love to know!

xoxo

Jen

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  • rendere lo spazio caldo ed accogliente. Non importa dove decidiate di organizzare questo evento, ma cercate di suggerire un’atmosfera che sia informale, accogliente e che “sa di casa”. E’ una festa dopotutto, no? Offrite qualcosa da mangiare e da beremettete della bella musica, disponete i cuscinoni sul divano… quello che volete. Più gli amici si sentiranno a loro agio, più lo spirito dell’evento risulterà positivo ed allegro. Noi abbiamo offerto cibo e snack vegan veloci e facili da preparare ma che vanno benissimo come aperitivo, come popcorn, hummus, verdure fresche, insalata di pasta ecc.. (la nostra festa è stata di sabato sera dalle 18 in poi, quindi è stata una buona idea offrire del cibo visto che l’ora di cena si stava avvicinando) ed ovviamente bevande (gli ospiti potevano contribuire con qualcosa da bere se volevano). I vinile continuavano a suonare sul giradischi e piovevano chiacchiere e risate. Lo scambio in sé e per sé tende ad essere solo una parte dell’evento, quindi creare un’atmosfera che sia accogliente è fondamentale per la buona riuscita della festa e fare in modo che gli invitati vogliano restare.  
  • Prima dell’arrivo degli ospiti, disporre con cura gli oggetti per lo scambio per facilitare i partecipanti nel disporre le loro cose e trovarle poi successivamente. Se decidete di fare uno swap party misto, con più tipologie di oggetti a disposizione, cercate di sistemare i vostri oggetti di scambio prima che arrivino gli invitati. In questo modo loro avranno già un’idea di dove poter mettere le loro cose e seguiranno semplicemente quanto già iniziato. Inoltre questo renderà le cose più semplici durante la fase di “ricerca” e scambio. 
  • assicurarsi che tutto quello che non viene scelto venga smistato correttamente. Personalmente ho lasciato ai miei amici la scelta di riportarsi le loro cose a casa con sé oppure di lasciarle a casa mia a me ed il mio partner per smistarli. Tutti hanno scelto di lasciare da me le loro cose, quindi abbiamo deciso di mettere alcune di esse in una scatola all’ingresso del nostro palazzo “in regalo” e di portarne una grossa borsa piena ad un charity shop, in cui siamo sicuri che avranno maggiori possibilità di essere scelti, supportando una buona causa allo stesso tempo. 

Spero che i miei consigli su come organizzare il vostro swap party vi siano utili. Siete mai stati ad un evento di scambio o ne avete mai organizzato uno? Fatemi sapere!

xoxo

Jen 

 

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2 Comments

  1. jenna
    February 10, 2019 / 22:19

    Great post – I have never considered having a swap party, but it seems like something I would love to do! I will definitely add it to the list of things to do on my zero waste journey 🙂 Thanks for sharing!
    -Jenna ♥
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  2. Ruth
    February 13, 2019 / 11:32

    It’s great that you are surrounded by minds that are alike. In my present situation it’s a little hard to organize these kind of swap events, it might change in the future though. I’m focusing more on finding people that will reuse and love items after I am done with these items and I am lucky to have plenty around me that will reuse items. It takes some ground work before, but it’s all so worth it when I know a person appreciate, love and will use items I gave them.

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